Lizenzbedingungen für Praxiloom

Entwurf – vor Veröffentlichung Platzhalter ausfüllen und rechtlich prüfen lassen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen und Endnutzer-Lizenzvertrag – Stand: 27. Oktober 2026

§ 1 Geltungsbereich, Anbieter

(1) Diese Bedingungen gelten für alle Verträge über den Erwerb von Lizenzen für die Software „Praxiloom“ (nachfolgend „Software“) zwischen Noussaier Ben Chiekh, Praxiloom, Am Berggarten 19, 65207 Wiesbaden, E-Mail: support@praxiloom.de (nachfolgend „Anbieter“, „wir“) und dem Kunden (nachfolgend „Kunde“, „Sie“).

(2) Kunde kann ein Verbraucher oder ein Unternehmer sein. Verbraucher ist jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu Zwecken abschließt, die überwiegend weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können (§ 13 BGB). Unternehmer ist eine natürliche oder juristische Person oder eine rechtsfähige Personengesellschaft, die bei Abschluss des Rechtsgeschäfts in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt (§ 14 BGB) – hierzu gehören insbesondere Heilpraktiker, Osteopathen und therapeutische Praxen, die die Software für ihre Praxis erwerben. Regelungen, die nur für Verbraucher oder nur für Unternehmer gelten, sind ausdrücklich als solche gekennzeichnet.

(3) Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn wir ihnen ausdrücklich schriftlich zugestimmt haben.

§ 2 Vertragsgegenstand, Leistungsbeschreibung

(1) Gegenstand des Vertrags ist die Überlassung der Software zum Herunterladen sowie die Einräumung von Nutzungsrechten nach Maßgabe dieser Bedingungen. Die Software ist eine Praxisverwaltungssoftware für Heilpraktiker, Osteopathen und therapeutische Praxen, insbesondere zur Verwaltung von Patientendaten, Dokumentation, Terminen und Rechnungen. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der Produktbeschreibung auf unserer Website zum Zeitpunkt der Bestellung.

(2) Systemvoraussetzungen (Funktionalität, Kompatibilität und Interoperabilität): macOS 12 oder neuer auf einem Mac mit Apple-Chip (M1 oder neuer) bzw. Windows 10 oder 11 (64 Bit); mindestens 4 GB Arbeitsspeicher, für den KI-Assistenten 8 GB oder mehr empfohlen; mindestens 1 GB freier Speicherplatz zuzüglich Platz für Praxisdaten und Sicherungen; für Kauf, Download, Aktivierung und Updates eine Internetverbindung. Optionale Funktionen setzen zusätzliche, vom Kunden selbst zu installierende Software Dritter voraus (z. B. Ollama für den lokalen KI-Assistenten). Für diese Drittsoftware gelten deren eigene Lizenzbedingungen.

(3) Die Software speichert alle Praxisdaten ausschließlich lokal und verschlüsselt auf den Rechnern des Kunden. Wir betreiben keinen Cloud-Speicher für Praxisdaten, haben keinen Zugriff auf diese Daten und können verschlüsselte Daten ohne das vom Kunden vergebene Passwort nicht wiederherstellen. Eine automatische Synchronisierung der Daten zwischen mehreren Rechnern findet nicht statt.

(4) Die Software ist ein Werkzeug zur Organisation und Dokumentation. Sie trifft keine Diagnose- oder Therapieentscheidungen und ist nicht als Medizinprodukt bestimmt. Hinweise der Software, Inhalte von Nachschlagefunktionen (z. B. ICD-Diagnoseschlüssel) und Ergebnisse des KI-Assistenten (z. B. Textentwürfe, Zusammenfassungen oder Vorschläge für Abrechnungsziffern) sind unverbindliche Entwürfe bzw. Hilfestellungen. Sie müssen vom Kunden fachlich geprüft werden und ersetzen nicht die eigene fachliche, berufsrechtliche und abrechnungsrechtliche Beurteilung.

(5) Die Software kann Open-Source-Komponenten enthalten, für die die jeweiligen Open-Source-Lizenzen gelten. Diese sind in der Software bzw. der beigefügten Lizenzdatei aufgeführt. Rechte des Kunden aus diesen Lizenzen bleiben unberührt.

§ 3 Vertragsschluss

(1) Die Darstellung der Lizenzen auf unserer Website ist kein rechtlich bindendes Angebot, sondern eine Aufforderung zur Bestellung.

(2) Der Kunde wählt die gewünschte Lizenz aus und wird zur Bezahlseite unseres Zahlungsdienstleisters Stripe weitergeleitet. Dort gibt er seine Daten ein und kann diese vor Abschluss jederzeit prüfen und korrigieren. Durch Anklicken der Schaltfläche „Kaufen“ (Dauerlizenz) bzw. „Abonnieren“ (Monatsabo) gibt der Kunde ein verbindliches Angebot zum Abschluss des Vertrags ab.

(3) Der Vertrag kommt zustande, wenn wir das Angebot annehmen. Die Annahme erfolgt durch Übersendung einer Bestätigungs-E-Mail mit dem Lizenzschlüssel oder durch Bereitstellung des Lizenzschlüssels, spätestens jedoch durch die Belastung des gewählten Zahlungsmittels.

(4) Vertragssprache ist Deutsch. Den Vertragstext (diese Lizenzbedingungen und die Bestelldaten) senden wir dem Kunden nach Vertragsschluss per E-Mail zu. Die jeweils aktuelle Fassung dieser Bedingungen ist zudem auf unserer Website abrufbar; frühere Fassungen senden wir auf Anfrage zu.

§ 4 Preise und Zahlung

(1) Es gelten die zum Zeitpunkt der Bestellung auf unserer Website angegebenen Preise:

Monatsabo (Abonnement): 49,00 € pro Monat, jeweils im Voraus zahlbar,
Dauerlizenz (unbefristet): 599,00 € einmalig.

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben (Kleinunternehmerregelung). Versandkosten fallen nicht an.

(2) Die Zahlung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland) mit den dort angebotenen Zahlungsmitteln. Die Rechnung wird elektronisch über Stripe erstellt und per E-Mail übermittelt. Beim Monatsabo wird das Entgelt für jeden weiteren Monat zu dessen Beginn mit dem hinterlegten Zahlungsmittel eingezogen.

(3) Ändern wir den Preis des Monatsabos, gilt der neue Preis für bestehende Verträge nur, wenn der Kunde zustimmt. Wir teilen eine beabsichtigte Preisänderung spätestens 6 Wochen vorher in Textform mit. Stimmt der Kunde nicht zu, läuft der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen weiter; beide Seiten können ihn dann mit der Frist nach § 7 kündigen.

§ 5 Bereitstellung, Lizenzschlüssel, Aktivierung

(1) Nach Vertragsschluss stellen wir dem Kunden die Software zum Download bereit und zeigen dem Kunden unmittelbar nach der Zahlung einen persönlichen Aktivierungscode an; den Aktivierungscode erhält der Kunde zusätzlich mit der Rechnung bzw. Kaufbestätigung per E-Mail. Wird der Kauf aus der Software heraus abgeschlossen, wird die Software automatisch freigeschaltet. Bei Verbrauchern erfolgt die Bereitstellung vor Ablauf der Widerrufsfrist nur, wenn der Verbraucher dem ausdrücklich zugestimmt hat (siehe Widerrufsbelehrung).

(2) Jede Lizenz berechtigt zur Aktivierung der Software auf bis zu zwei (2) Rechnern des Kunden. Bei der Aktivierung wird der Lizenzschlüssel mit einem aus technischen Merkmalen des jeweiligen Rechners berechneten Rechner-Code verknüpft und dadurch an diesen Rechner gebunden.

(3) Wechselt der Kunde einen Rechner (z. B. wegen Neuanschaffung oder Defekts), unterstützen wir ihn bei der Übertragung der Aktivierung auf den neuen Rechner. Hierzu genügt eine E-Mail an support@praxiloom.de mit der Lizenznummer; wir geben die bisherige Aktivierung dann unentgeltlich frei. Bei mehr als drei Freigaben pro Jahr behalten wir uns eine Prüfung auf Missbrauch vor. Die Verlagerung der Praxisdaten (Sicherung und Rücksicherung) obliegt dem Kunden.

§ 6 Nutzungsrechte

(1) Wir räumen dem Kunden ein einfaches (nicht ausschließliches) Recht ein, die Software auf bis zu zwei Rechnern zu installieren und für die Zwecke einer Praxis zu nutzen – bei der Dauerlizenz zeitlich unbegrenzt, beim Monatsabo für die Dauer des Vertrags. Die Nutzung durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter derselben Praxis auf den lizenzierten Rechnern ist gestattet.

(2) Der Kunde darf die Software nicht vermieten, verleihen, Dritten zur Nutzung überlassen (auch nicht als Hosting- oder Cloud-Dienst) oder den Lizenzschutz umgehen. Das Dekompilieren und Bearbeiten der Software ist nur in den Grenzen der §§ 69d und 69e UrhG zulässig. Urheberrechtsvermerke, Seriennummern und Lizenzmerkmale dürfen nicht entfernt oder verändert werden.

(3) Der Kunde darf eine Dauerlizenz insgesamt an einen Dritten weiterveräußern, wenn er die Nutzung vollständig aufgibt, sämtliche Installationen bzw. Aktivierungen entfernt, uns den Erwerber unter Angabe des Lizenzschlüssels in Textform mitteilt und der Erwerber diesen Bedingungen zustimmt. Eine Aufspaltung der Lizenz (z. B. ein Rechner beim Verkäufer, ein Rechner beim Erwerber) ist nicht zulässig. Monatsabos sind nur mit unserer Zustimmung übertragbar.

(4) Alle sonstigen Rechte an der Software, insbesondere Urheber- und Markenrechte, verbleiben bei uns bzw. den jeweiligen Rechteinhabern.

§ 7 Laufzeit und Kündigung des Monatsabos

(1) Das Monatsabo beginnt mit Vertragsschluss und hat eine Laufzeit von einem Monat. Es verlängert sich jeweils um einen weiteren Monat, wenn es nicht gekündigt wird.

(2) Das Monatsabo kann von beiden Seiten jederzeit zum Ende des jeweils laufenden Monats gekündigt werden; die Kündigungsfrist beträgt damit höchstens einen Monat. Dies gilt für Unternehmer und Verbraucher gleichermaßen.

(3) Mit dem Wirksamwerden der Kündigung endet die Berechtigung zur vollen Nutzung; es gilt § 8.

(4) Die Kündigung kann erfolgen über die Schaltfläche „Verträge hier kündigen“ im Fußbereich jeder Seite unserer Website (Verträge hier kündigen) oder in Textform (z. B. per E-Mail an support@praxiloom.de). Wir bestätigen den Eingang der Kündigung unverzüglich per E-Mail.

(5) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für uns insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Mahnung mit der Zahlung in Verzug ist oder die Software in erheblicher Weise entgegen § 6 nutzt.

§ 8 Ende des Monatsabos, Kulanzfrist und Nur-Lesen-Modus

(1) Endet ein Monatsabo (z. B. nach Kündigung oder wenn die Zahlung für einen weiteren Monat nicht erfolgt), kann die Software noch für eine Kulanzfrist von 14 Tagen uneingeschränkt genutzt werden.

(2) Nach Ablauf der Kulanzfrist wechselt die Software in einen Nur-Lesen-Modus. In diesem Modus bleiben alle gespeicherten Daten zugänglich: Der Kunde kann sie weiterhin einsehen, drucken und in gängigen Formaten ausgeben (z. B. Rechnungen und Berichte als PDF) sowie mit der Sicherungsfunktion vollständig sichern. Neue Einträge und Änderungen sind nicht mehr möglich. Durch erneuten Abschluss eines Monatsabos oder Erwerb einer Dauerlizenz wird der volle Funktionsumfang wiederhergestellt.

(3) Der Nur-Lesen-Modus und der Datenexport stehen zeitlich unbegrenzt zur Verfügung, solange die Software auf einem unterstützten Betriebssystem lauffähig ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Kunden (z. B. für die Patientendokumentation) bleiben in seiner Verantwortung; wir empfehlen, die Daten bei Vertragsende vollständig zu exportieren.

§ 9 Updates und Änderungen der Software

(1) Monatsabo: Während der Vertragslaufzeit erhält der Kunde alle veröffentlichten Updates (Fehlerbehebungen, Sicherheitsupdates und Funktionserweiterungen) ohne zusätzliche Kosten.

(2) Dauerlizenz: Der Kunde erhält alle Updates der Hauptversion 1 (Funktions-, Fehlerbehebungs- und Sicherheitsupdates) ohne Aufpreis. Sicherheits- und Fehlerbehebungsupdates stellen wir in jedem Fall in dem Umfang bereit, in dem dies gesetzlich geschuldet ist (siehe Absatz 3).

(3) Für Verbraucher stellen wir Aktualisierungen, einschließlich Sicherheitsaktualisierungen, bereit, die für den Erhalt der Vertragsmäßigkeit erforderlich sind (§ 327f BGB) – beim Monatsabo während der gesamten Laufzeit, bei der Dauerlizenz für den Zeitraum, den der Verbraucher aufgrund der Art und des Zwecks der Software und unter Berücksichtigung der Umstände und der Art des Vertrags erwarten kann. Wir informieren über verfügbare Aktualisierungen auf unserer Website und, soweit die Software mit dem Internet verbunden ist, in der Software. Installiert der Verbraucher eine solche Aktualisierung nicht innerhalb einer angemessenen Frist, haften wir nicht für einen Mangel, der allein auf das Fehlen dieser Aktualisierung zurückzuführen ist, sofern wir über die Verfügbarkeit und die Folgen der unterlassenen Installation informiert haben und die unterlassene oder unsachgemäße Installation nicht auf einer mangelhaften Installationsanleitung beruht.

(4) Wir sind berechtigt, die Software über das zur Aufrechterhaltung der Vertragsmäßigkeit erforderliche Maß hinaus zu ändern, wenn hierfür ein triftiger Grund besteht (z. B. Anpassung an neue Betriebssysteme oder technische Standards, Verbesserung der Sicherheit, geänderte rechtliche Anforderungen, Weiterentwicklung der Funktionen), dem Kunden dadurch keine zusätzlichen Kosten entstehen und wir ihn klar und verständlich über die Änderung informieren. Beeinträchtigt eine solche Änderung die Zugriffsmöglichkeit oder Nutzbarkeit für einen Verbraucher nicht nur unerheblich, stehen ihm die Rechte aus § 327r Abs. 3 und 4 BGB zu (insbesondere ein Recht zur unentgeltlichen Beendigung des Vertrags innerhalb von 30 Tagen nach Information bzw. Änderung).

(5) Ein Anspruch auf Unterstützung bestimmter künftiger Betriebssystemversionen besteht – vorbehaltlich der gesetzlichen Aktualisierungspflichten gegenüber Verbrauchern – nicht.

§ 10 Pflichten des Kunden

(1) Datensicherung: Die Praxisdaten befinden sich ausschließlich in der Verfügungsgewalt des Kunden. Der Kunde ist verpflichtet, regelmäßig – mindestens arbeitstäglich – Sicherungskopien seiner Daten auf einem separaten Speichermedium anzufertigen, diese an einem sicheren, vom Rechner getrennten Ort aufzubewahren und die Wiederherstellbarkeit in angemessenen Abständen zu prüfen. Die in der Software enthaltene Sicherungsfunktion unterstützt ihn dabei, ersetzt aber nicht diese Pflicht.

(2) Passwort und Zugangsschutz: Der Kunde hat das Passwort der Software sicher zu verwahren. Ohne dieses Passwort können verschlüsselte Daten weder vom Kunden noch von uns wiederhergestellt werden. Der Kunde schützt die Rechner, auf denen die Software eingesetzt wird, angemessen gegen unbefugten Zugriff (z. B. Benutzerkonten mit Passwort, aktuelle Betriebssystem-Updates, Virenschutz, Festplattenverschlüsselung).

(3) Datenschutz und Berufspflichten: Der Kunde ist für die Verarbeitung der Patientendaten allein verantwortlich (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Er hat insbesondere die Vorgaben der DSGVO und des BDSG, die berufsrechtliche Schweigepflicht (z. B. § 203 StGB, soweit anwendbar, und die einschlägige Berufsordnung), die Pflichten zur Dokumentation und Aufbewahrung von Behandlungsunterlagen (z. B. §§ 630f, 630g BGB) sowie die für ihn geltenden Gebühren- und Abrechnungsvorschriften einzuhalten. Für die inhaltliche Richtigkeit seiner Dokumentation, Diagnosen und Rechnungen ist allein der Kunde verantwortlich.

(4) KI-Funktionen: Ergebnisse der KI-Funktionen (lokal oder über einen externen Anbieter) sind vor jeder Verwendung fachlich zu prüfen. Nutzt der Kunde einen externen KI-Anbieter (z. B. Claude von Anthropic) mit einem eigenen API-Schlüssel, schließt er den Vertrag mit diesem Anbieter selbst und ist allein dafür verantwortlich, dass die Übermittlung von Daten zulässig ist (insbesondere Rechtsgrundlage für Gesundheitsdaten, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Absicherung der Übermittlung in Drittländer wie die USA, Information der Patienten, Schweigepflicht). Wir empfehlen, die in der Software angebotene Pseudonymisierung zu aktivieren. Die Kosten des externen Anbieters trägt der Kunde.

(5) Der Kunde teilt uns Mängel der Software unverzüglich und möglichst nachvollziehbar mit (z. B. durch Beschreibung der Schritte, die zum Fehler führen). Patientendaten übermittelt er dabei nicht.

§ 11 Gewährleistung

(1) Für Verbraucher gelten die gesetzlichen Vorschriften über Verträge über digitale Produkte (§§ 327 ff. BGB). Die Rechte bei Mängeln verjähren in zwei Jahren ab Bereitstellung; beim Monatsabo (dauerhafte Bereitstellung) nicht vor Ablauf von zwölf Monaten nach dem Ende des Bereitstellungszeitraums (§ 327j BGB).

(2) Für Unternehmer gelten die gesetzlichen Vorschriften mit folgenden Maßgaben: Wir leisten bei Mängeln zunächst nach unserer Wahl Nacherfüllung durch Beseitigung des Mangels, durch Bereitstellung einer mangelfreien Version (Update) oder durch Aufzeigen einer zumutbaren Möglichkeit, die Auswirkungen des Mangels zu vermeiden. Schlägt die Nacherfüllung fehl, kann der Kunde nach den gesetzlichen Vorschriften mindern oder vom Vertrag zurücktreten bzw. kündigen. Mängelansprüche verjähren bei der Dauerlizenz in einem Jahr ab Bereitstellung. Diese Verkürzung gilt nicht für Schadensersatzansprüche nach § 12, bei Arglist und bei Übernahme einer Garantie. Bei Kaufleuten bleibt § 377 HGB unberührt.

(3) Eine Garantie im Rechtssinne übernehmen wir nur, wenn sie ausdrücklich als solche bezeichnet ist.

§ 12 Haftung

(1) Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf) ist unsere Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Im Übrigen ist unsere Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(4) Für den Verlust von Daten haften wir im Rahmen der Absätze 1 bis 3 nur in Höhe des Aufwands, der bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden (§ 10 Abs. 1) zur Wiederherstellung der Daten erforderlich gewesen wäre. Dies gilt nicht bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit oder Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

(5) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten unserer Erfüllungsgehilfen. Gesetzliche Rechte von Verbrauchern bei Mängeln digitaler Produkte (§§ 327 ff. BGB) werden durch diesen Paragrafen nicht eingeschränkt.

§ 13 Datenschutz

Wir haben keinen Zugriff auf die mit der Software verarbeiteten Praxis- und Patientendaten; ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist insoweit nicht erforderlich. Welche Daten wir im Zusammenhang mit Kauf, Lizenzverwaltung und Support verarbeiten, ergibt sich aus unserer Datenschutzerklärung.

§ 14 Widerrufsrecht für Verbraucher

Verbrauchern steht ein gesetzliches Widerrufsrecht zu. Einzelheiten, insbesondere zum vorzeitigen Erlöschen des Widerrufsrechts bei digitalen Inhalten, ergeben sich aus unserer Widerrufsbelehrung. Einen Widerruf können Verbraucher auch online über die Schaltfläche „Vertrag widerrufen“ erklären (Vertrag widerrufen).

§ 15 Verbraucherstreitbeilegung

Wir sind nicht bereit und nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

§ 16 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Bei Verbrauchern gilt diese Rechtswahl nur, soweit dadurch nicht der Schutz entzogen wird, der durch zwingende Bestimmungen des Rechts des Staates gewährt wird, in dem der Verbraucher seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat.

(2) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag unser Geschäftssitz Wiesbaden. Dasselbe gilt, wenn der Kunde keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland oder der EU hat. Unser Recht, auch am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden zu klagen, bleibt unberührt.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags unwirksam sein oder werden, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften (§ 306 Abs. 2 BGB).